Как заверять документы, прикладываемые к годовому отчёту, и в каком формате их прикладывать?

Требования к заверению зависят от того, что вы прикладываете.

Бухгалтерская отчётность (отчёт о финансовых результатах и бухгалтерский баланс по ФСБУ 4/2023, утверждённому приказом Минфина России от 04.10.2023 № 157н) прикладывается в пункте 7.6 скан-копиями с отметкой, электронной подписью или извещением налогового органа о получении форм — либо с подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью единоличного исполнительного органа, удостоверяющей совпадение данных отчёта и данных, направленных в налоговый орган.

Если документ сдавался в налоговую электронно, достаточно электронного штампа или квитанции об отправке; если на бумаге — скан-копия с рукописной подписью руководителя. Ограничений по типу файла в этом пункте нет: участники прикладывают и PDF, и XML, а если система требует PDF, документы можно распечатать и отсканировать.

Титульный лист расчёта по страховым взносам (п. 7.1.1) заверяется так же. Участники на автоматизированной упрощённой системе прикладывают справку о среднесписочной численности, подписанную руководителем (или его УКЭП), и документ, подтверждающий применение спецрежима.

Оборотно-сальдовые ведомости и анализы счетов подписывать и заверять не требуется, формат любой, в том числе pdf и xls; они должны содержать наименование участника и период. Отчёт или журнал проводок принимается только в Excel, реестр договоров — только в формате *.xls. Заголовок каждого файла в пункте 7.9 должен содержать наименование участника, отчётный период и наименование документа.

Документы, подтверждающие события (п. 3.1.1.4 и 5.1.1.5), участник выбирает сам — виды, перечень, объём и форму определяет он; фонд ожидает, что такие документы подписаны руководителем, но по конкретному документу возможны нюансы.

Сам годовой отчёт прикладывается в пункте 9.1 скан-копией или файлом PDF: с УКЭП единоличного исполнительного органа либо иного уполномоченного лица (с обязательным файлом открепленной подписи и расшифровкой фамилии, имени, отчества) или с собственноручной подписью. Если отчёт подписан не руководителем, в пункте 9.2 прикладывается доверенность — PDF или машиночитаемая в формате XML. Независимо от этого фонд вправе запросить копии документов, заверенные руководителем и печатью при её наличии (п. 9 ст. 7 Правил).